自考00514《外国秘书工作概况》第五章复习笔记（江苏自考）

　　第五章
　　美国位于北美洲中部
　　第一节
　　美国中央政府机关分五类﹕
　　一是总统办事机构﹕是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等；
　　二是内阁部，亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构；
　　三是独立管制机构，通称委员会
　　四是政府公司
　　五是其它独立机构
　　一、总统办公厅
　　职能具体包括﹕一是协助总统处理各种日常事务；二是负责总统与国会两院的联系；三是协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟订有关政策。
　　该办公厅由总统顾问、总统助理、办公厅正副主任和新闻秘书等组成。
　　二、美国内阁的秘书工作
　　美国内阁只是总统的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制、无权作出决定，其职权、组织、成员间的关系等。
　　内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。
　　三、美国政府服务总局
　　第二节
　　国际秘书协会对秘书所下的定义是﹕秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围内作出正确决定的经理助手。
　　一、秘书在领导和管理中的地位
　　管理系统中配置秘书的目的，是为了减轻领导人繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导人亲自操办的办公程序细节和其它事务。
　　二、不同秘书的作用
　　1.见习秘书﹕初当经理人秘书的人实际上只能做接待员或打字员工作，称之为见习秘书。
　　工作内容往往以人际交往为主，如接待来访者、处理电话、预约会谈等。
　　2.正式秘书﹕要掌握良好的速记技术，要具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。
　　3.行政秘书﹕是指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。行政秘书通常是组织文字处理中枢系统的核心人物。
　　主要任务是处理业务信函、电话联络、资料归档等
　　4.通讯秘书﹕中心任务是从事所有的打印工作，机器眷写，键盘操作，以及其它各种特殊任务。
　　通讯秘书的任务﹕一是要给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件；二是独立地审改自己或他人的文稿；三是编辑和复制别人提供或打印好的文件；四是设计或安排下一步工作；五是了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续；
　　5.法律秘书﹕必须掌握法律术语和法律程序，熟悉诸如诉讼状、契约、传票等法律事务，要负责草拟和打印法律文件，如辩护状、委托书、遗嘱、租约以及各种摘要。他们还必须有公证人资格，以便能够签署公证。
　　6.医务秘书
　　7.技术秘书
　　8.驻外国机构秘书
　　申请者必须具备以下条件﹕
　　一是申请者的年龄不得低于21岁；
　　二是申请者必须是美国公民，如果已婚，其配偶也必须是美国公民；
　　三是申请者必须是高等学校的毕业生或具有同等学历的人；
　　四是申请者及其随员必须通过体格检查；
　　五是申请者必须通过美国文职人员考察机关主持的文职人员能力，速记，打字的测验；
　　六是申请者必须具有一定的工作经验。
　　考察申请者是否称职的因素还有﹕申请者是否对外交事务感兴趣，是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。
　　三、美国各级主管对其秘书的要求
　　1.准时
　　2.可靠
　　3.学习能力
　　4.遵守指示的自觉性
　　5.忠诚和保守机密
　　6.敏捷性
　　7.机智感
　　8.灵活性
　　9.工作责任感
　　10.谈吐举止
　　11.风度礼貌
　　四、美国秘书的发展
　　1.不断学习提高素质
　　2.在实践中提高技能水平
　　3.良好的人际关系
　　4.必须全面了解熟悉自己的企业
　　5.美国秘书面临的挑战和机遇
　　面对这类变化带来的危机，美国秘书一般的应对措施﹕
　　一是强化自己的应变能力；
　　二是平时留心本单位的运转状况，从其财务、生产、经营、管理、信誉等多方面，预测其生存发展的前景，若有破产倒闭的征兆，则要早作准备；
　　三是熟悉法律，借助律师服务，保护自己的合法权益；
　　四是熟悉应聘求职，应对面试的程序，在失业后随时准备谋求并尽快取得合适的新的职位；
　　第三节
　　一、美国秘书公务信函写作
　　1.写作准备
　　主要环节﹕一是与领导议定程序；二是确定来信的种类；三是搜集相关资料；四是做好旁注；五是在要事下划线，以区分信中事件的轻重缓急，回信时也就有条不济。六是勾勒出信件的内容；七是起草信函。
　　2.标准信函的组成
　　一是要整洁美观
　　二是要写好开头
　　三是使用得体、简明晓畅的语言，自然的表达方式最为适宜；
　　四是细心、准确地组织文章，安排结构，全文要有整体性和连续性；
　　五是句子要准确，不在标点、字母、词组及主语与动词的搭配和使用上出现错误；
　　六是要提供准确的信息；
　　七是表达要准确；
　　八是要有针对性地明确答复对方提出的问题；
　　九是可将正反两方面的意见同时提出；
　　十是要设计一个友好的信函的结尾；
　　3.格式化信函的制作
　　4.特殊信函的写法
　　一是要对仅有领导人才确知详情的事情作正确的答复；
　　二是只有领导才知道怎样回复好；
　　三是最好由领导人回复的复杂的询问或问题；
　　四是对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。
　　5.美国业务通讯的主要信件格式
　　简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件，次行缩进式信件五种最常用的摹写格式。
　　6.事务信件的具体组成部分﹕日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。
　　7.信件内容的撰拟
　　信件的主体部分要简结明了，直截了当应具有个别谈话般的轻松气氛；
　　信件的长短必须与其重要性相吻合；
　　信中正文的第一句话就要提出写信的目的；
　　使用语言要精确，尽可能做到自然，像同朋友谈话一样。
　　在公务信件中，不应轻易使用评语或俚语。
　　二、美国法律文书的撰拟
　　经法定程序形成的，得到有关部门确认并具有法定效用的文书为法律文书。
　　1.美国法律文书的一般要求
　　一是要用质量很高的公文纸，大小规格要求8.5英寸X13或14英寸，或标准函件尺度8.5英寸X11英寸；
　　二是页边宽度左页边大约1.25到1.5英寸，右页边大约1英寸；
　　三是标题，所有法律文书都含有一个用以区分公文类别的标题。
　　四是标题和副标题与第一段落之间要空四行，法律文书要隔行打印，以便于阅读；
　　五是段落设计要便于识别；
　　六是公文各页必须标记页码；
　　七是法律文书必须准确精密，一般不允许有涂抹痕迹；
　　八是法律文书中的专有名词一般要全部大写；
　　九是法律文书中的货币量要大写，而且要用数词和数字两种形式，数字放在括号里；
　　十是除引证和常用的词外，法律文书中要避免使用缩写语；
　　十一是法律文书中要避免一行末尾将词分开；
　　十二是法律文书上通常打印出一道直线作为签字用；
　　十三是盖章
　　十四是签字线不能单独打印在公文的最后一页上，要将签字线前的段落至少一行，最好两三行和签字线一起移到一页。
　　2.常用公证文书
　　3.遗嘱附录
　　4.合同或协议
　　5.代理书的撰拟
　　代理是某人委托他人代替行使委托人权利的形式。
　　三、其它文字材料的撰拟
　　1.办公室备忘录﹕包括标题（送至、发自、主题、日期）和正文两个主要部分；
　　2.报告的撰拟
　　美国常用的报告﹕一是便笺体；二是书信体报告；三是简短报告；四是正式报告；
　　便笺体报告是组织内部使用的一种通讯形式，一般是非正式的例行公事；
　　书信体报告是以书信形式撰拟的报告；
　　简短报告是一般地处理一定范围内的和简单的议题报告；
　　正式报告有三个显著特点﹕（1）遵循传统的呈递报告的样式；（2）内容复杂，涉及面广；（3）一般篇幅长；
　　正式报告正文一般包括三个部分﹕引言、正文、结尾。
　　3.新闻稿的撰拟
　　新闻稿一般写成倒金字塔形。首先写主要内容，其次写和主要内容有关的主要细节的说明；结尾写次要细节或与主题有关的补充内容，次要内容和补充内容对于主题的解释和讨论都不起主要作用。
　　一篇好的新闻稿包括所有重要的内容﹕人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况。撰写新闻稿应该特别重视真实性、趣味性、知识性和准确性。
　　4.内部资料的编写
　　组织内部的通讯、报纸、杂志均为内部资料，是组织内部交流信息的重要工具，其内容包括组织成员的消息和一般情况，公司活动，各种事件的报道。其总的目的是在组织内的各层次中建立交流沟通的渠道，保持和发展人际间的良好关系和职工士气。
　　5.秘书写作资料的准备
　　秘书搜集资料一般使用两种方法﹕基本研究方法和辅助研究方法。
　　基本研究方法要求取得第一手资料，研究人员可以通过调查了解，利用档案材料，进行实验，统计有关数据，使用观察方法和开展采访活动，获得从实践中来的历史和现实的有关情况。
　　辅助研究方法是利用藏书、资料，如从图书馆馆藏的大量书籍、报刊和杂志中，得到所需要的资料。
　　第四节
　　一、文字处理
　　文字处理是使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。
　　二、数据库管理
　　数据库管理系统是能够存储和管理数据库中数据的计算器软件。
　　最常见的数据库有两种类型﹕（1）文件管理器；（2）关系数据库；
　　三、邮件处理
　　1.收来邮件的处理
　　一是进行初步分拣﹕大体分为五类（1）电报；（2）报纸、杂志；（3）信函、小册子、目录册和其它印刷品；（4）网内邮包和快件、航空邮包；（5）国际邮件和商业函件；
　　二是邮件拆封；
　　三是注明收件日期和钟点；
　　四是进一步分拣，按轻重缓急加以分类；
　　五是阅读来件；
　　六是在登记薄上登记来件；
　　2.寄发邮件的处理
　　一是查对地址、信笺上的地址与信封上的地址一致；
　　二是查对邮件标记；
　　三是查对签名；
　　四是查对附件；
　　五是查对副本标记；
　　六是信件的折叠和封装；
　　四、文书档案的处理
　　1.文书档案管理﹕指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、保护和保管；
　　2.文书档案的分类
　　一是主题分类法；
　　二是按地区分类法；
　　三是与主题结合的分类方法，即“主题——数字”结合方法；
　　四是由主题要点派生出来的“十进制制”分类法；
　　五是按语音归档分类方法；
　　六是按年月日期归档分类法；
　　3.文件的保存归档
　　4.归档步骤
　　文件保存单是由档案管理员、最高管理部门的代理人，企业法律顾问和部门主管共同决定；
　　储存文件档案的准备工作﹕p125
　　5.编制索引
　　在美国常用的分类标准﹕一是按个人的名称；二是按企业的名称；三是按政府和政治派别的名称；
　　6.文件档案移转的管理
　　五、文书档案资料的安全保密措施
　　1.美国的公文保密
　　2.美国档案的安全保密
　　3.数据信息系统的安全保密
　　来自外部的威胁﹕一是黑客；二是盗用瘾；三是破坏狂；四是销毁狂；
　　来自内部的威胁﹕一是满腹牢骚的雇员；二是竞争对手或最近离职或终止职务的雇员；三是计算器系统外部用户；四是计算器编程人员；五是计算器操作人员；六是计算器工程师；
　　为了保护信息不受到上述威胁﹕P131


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